Unterbrechungen in der Lieferkette meistern, Einfuhrbedingungen handhaben

Die folgenden Auszüge stammen aus einer Podiumsdiskussion, veranstaltet von ELPRO Leading Minds Network in Zusammenarbeit mit Biocom California als Teil der Reihe "Temperature Control TuesdaysTM". An der Podiumsdiskussion nahmen teil: Christine Wenner, Senior Clinical Supply Chain Manager, U.S. Clinical Services und Gavin Morgan, Senior Manager, Global Logistics, beide PCI Pharma Services. Um diese Podiumsdiskussion nachträglich anzusehen.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

Welche Auswirkungen hat die weltweite Pandemie auf das Beschaffungswesen und auf Lieferantennetzwerke in zukünftigen Projekten?
Wie reagierten die Stakeholder klinischer Studien auf Herausforderungen aufgrund geschlossener Grenzen?
Wie kann sich eine smarte Kurierauswahl erfolgreich auf den Versand auswirken?
Was ist bei Lieferungen zu beachten, die ursprünglich für klinische Studien vorgesehen waren, nun aber für eine alternative Versorgung bereitgestellt werden sollen (z. B. für Named-Patient-Supply oder als Compassionate Use)?
Was ist bei der Einführung eines Direct-to-Patient-Modells, sei es als vorübergehende Lösung oder als Teil eines langfristigen Studiendesigns, zu beachten?

Vor allem zu Beginn der Pandemie gestaltete sich die Planung und Durchführung klinischer Studien äusserst schwierig. Von einem Tag auf den anderen standen alle Beteiligten vor noch nie dagewesenen Herausforderungen, die es zu überwinden galt: unterbrochene Lieferketten für Spritzen, Viale, Packungsbeilagen und Zubehör, der Zusammenbruch der weltweiten Luftfahrtindustrie, der daraus resultierende Ausfall von temperaturkontrollierten Transportkapazitäten, geschlossene Grenzen innerhalb Europas und die Einschränkung des Personenverkehrs. Vor noch grösseren Herausforderungen standen Hersteller, die klinische Prüfpräparate für Early-Access-Programme (EAP) oder als Compassionate-Use-Lieferungen verwenden wollten.

BESCHAFFUNGSWESEN

Im Beschaffungswesen geht es im Allgemeinen darum, Kaufentscheidungen unter Bedingungen der Knappheit zu treffen. Stehen fundierte Daten zur Verfügung, ist es sinnvoll, wirtschaftliche Analysemethoden wie die Kosten-Nutzen-Analyse anzuwenden [...].
Wikipedia

Die Wahrheit dieses Teils der Definition von Beschaffungswesen wurde allen an der Durchführung klinischer Studien Beteiligten während der globalen Pandemie deutlich vor Augen geführt. Hilfsstoffe, Packungsbeilagen, Nadeln, Spritzen und vieles mehr, aber auch Kurierkapazitäten für die Lieferung von klinischen Prüfpräparaten in die jeweiligen Studienländer, mussten unter Bedingungen der extremen Knappheit beschafft werden. Fundierte Daten hingegen waren vor allem zu Beginn der Pandemie kaum vorhanden.

Es betraf buchstäblich jeden Aspekt des Beschaffungswesens.
Christine Wenner, PCI Pharma Services

Im April 2020 waren achtzig Prozent der weltweiten Flüge betroffen. Für Unternehmen, die auf Passagierflüge angewiesen sind, um ihre temperaturkontrollierten klinischen Prüfpräparate auszuliefern, sind zwanzig Prozent des weltweiten Flugverkehrs nicht ausreichend. Impfstoffhersteller mussten einen enormen Vertrieb von Impfstoffen organisieren und beschäftigten grosse Spediteure, die ihnen stets Vorrang einräumten, wenn es um Materialien, temperaturgeregelte Transportbehälter, GPS-Datenlogger, temperaturgeregelte Fahrzeuge oder Luftfrachtkapazitäten auf Passagier- oder Frachtflügen ging.

Wir konkurrierten um Fahrzeuge, um temperaturgeregelte Transportbehälter, um Frachtflüge.
Christine Wenner, PCI Pharma Services

PODIUMSDISKUSSION ANSEHEN

Erkenntnisse von PCI Pharma Services:

Arbeiten Sie eng mit den Kurierpartnern zusammen, um Situationen zu vermeiden, in denen diese die Prioritäten kurzfristig ändern, um Impfstofftransporten der Regierung Vorrang einzuräumen.
Kommunizieren Sie Verzögerungen offen gegenüber den Kunden, um ihnen die Planung zu erleichtern.
Planen Sie vorausschauend und frühzeitig und haben Sie ein Back-up für das Back-up, um Verzögerungen von teilweise mehreren Wochen aufzufangen.
Hinterfragen Sie, ob Ihr IRT-System (Interactive Response Technology) innerhalb akzeptabler Fristen und zu akzeptablen Kosten Änderungen zulässt – in Bezug auf Versandzeiten, Wahl des Kurierdienstes, Planungszeiten und Lagerbestände, die vorgehalten werden müssen.

GESCHLOSSENE GRENZEN

Im März 2020 war Italien eines der ersten Länder, das einen nationalen Lockdown verhängte, die Bewegungsfreiheit der Bevölkerung einschränkte und die Grenzen offiziell schloss. In der Folge schlossen sich die Grenzen innerhalb der EU und vieler anderer Länder sehr schnell. PCI Pharma Services, Sponsoren, Auftragshersteller (Contract Manufacturing Organizations, CMO) und Auftragsforschungsinstitute (Contract Research Organizations, CRO) mussten neue Wege finden, um ihre klinischen Prüfpräparate in die jeweiligen Studienländer zu bringen.

In der Zeit vor dem Brexit wurden klinische Prüfpräparate über das Vereinigte Königreich, über europäische CMO oder eine ihrer Vertriebsstellen nach Italien transportiert. Glücklicherweise waren bestimmte Transitrouten und Einfuhrhäfen von der italienischen Regierung für Covid-19-Arzneimittel vorab genehmigt worden. Um die Waren in das abgeriegelte Land zu bringen, waren jedoch zusätzliche Unterlagen des italienischen Gesundheitsministeriums erforderlich. An dieser Stelle kamen die im Land ansässigen CRO ins Spiel. Sie konnten kurzfristig in einen direkten Austausch mit den jeweiligen Behörden treten.

CRO unterhielt Beziehungen zu den Aufsichtsbehörden und mussten an diese Dokumente kommen und mit dem leitenden Beamten oder dem Gesundheitsministerium zusammenarbeiten.
Gavin Morgan, PCI Pharma Services

Erkenntnisse von PCI Pharma Services:

Lenken Sie die Erwartungen und legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten klar fest, vor allem wenn es um Aufgaben geht, die den Rahmen des Üblichen übersteigen.
Seien Sie kreativ, wenn es darum geht, neue Einreisewege in das Studienland zu finden – nutzen Sie kleinere Flughäfen, fliegen Sie einen anderen Einreiseort (oder sogar ein angrenzendes Land) an und nutzen Sie dann die Strasse für die "Last Mile".
Achten Sie auf die Transitzeiten und Kosten – neue Routen können zusätzliche Dokumente und Genehmigungen erfordern, die Transitzeiten können sich verlängern, die Kosten können erheblich steigen, insbesondere wenn mehrere Sendungen oder grosse Sendungen anstehen.

Das Produkt wird dadurch bewegt. Sicher, wir können das Produkt an den Standort bringen, aber das kann sehr teuer werden.
Gavin Morgan, PCI Pharma Services

Informieren Sie CRO rechtzeitig darüber, was von ihnen erwartet werden könnte – sie sollen die vorgesehenen Aufgaben erfüllen, aber es kann notwendig werden, dass sie direkt mit dem CMO, den Kurieren oder dem Gesundheitsministerium zusammenarbeiten.

Vielleicht müssen Sie diese zusätzliche Strecke zurücklegen

Gavin Morgan, PCI Pharma Services

AUSWAHL DER KURIERE

Seit jeher verlassen sich die Betreiber klinischer Studien beim Transport ihrer Produkte auf Spezialkuriere, die sich durch einen sogenannten White-Glove-Service auszeichnen. Sie übernehmen die vollständige Temperaturkontrolle und Überwachung der Sendung. Sie setzen sich mit dem Empfänger in Verbindung und arrangieren die Zustellung – ein äusserst wichtiger Service, insbesondere während der Pandemie, bei der die Zustellung von Waren eine grosse Herausforderung darstellte.

Bereits vor der Pandemie waren Spezialkuriere auf Passagierflüge angewiesen, um ihre Frachtsendungen zu befördern. Vor der Pandemie entfielen jedoch nur etwa fünf Prozent der Einnahmen der Fluggesellschaften auf die Fracht. Es drehte sich alles um die Passagiere, und oft wurden Frachtsendungen zugunsten von zusätzlichem Passagiergepäck nach hinten verschoben. Während der Pandemie, als beinahe über Nacht achtzig Prozent der Passagierflüge gestrichen wurden, fehlten den Spezialkurieren die Flüge, auf denen sie ihreFracht unterbringen konnten.

Das war wirklich die grösste Herausforderung in den letzten 18 Monaten

Gavin Morgan, PCI Pharma Services

In dieser Situation wurden Frachtsendungen zu etwas Besonderem. Standardkuriere, die schon immer auf Frachtsendungen gesetzt hatten und ihre eigenen Flugzeuge unterhielten, kamen ins Spiel. Sie konnten auch dann liefern, wenn Passagierflüge gestrichen wurden. Allerdings boten sie in der Regel keinen gleichwertigen White-Glove-Service oder gar ein Temperaturmonitoring während des Transportes.

Erkenntnisse von PCI Pharma Services:

Kombinieren Sie das Beste von beiden – Verschicken Sie das Material international oder innerhalb der EU mit einem Standardkurier und überlassen Sie die Last Mile-Lieferung einem Spezialkurier. Dieser holt die Sendung am lokalen Standort ab und findet einen Weg, sie in die Krankenhäuser und Apotheken zu bringen.
Denken Sie um die Ecke und suchen Sie nach Alternativen, um den Studienteilnehmern die Medikamente zukommen zu lassen. Wenn die Kuriere nicht direkt an die Apotheke liefern konnten, gaben sie die Sendung bei einem Arzt ab und brachten auf der Innenseite Informationen an, um sicherzustellen, dass die Sendung an ihren endgültigen Bestimmungsort gelangen konnte. Ausserdem stellten sie sicher, dass der eigentliche Inhalt auch nach dem Öffnen des Behälters unversehrt blieb.
Beobachten Sie die Standorte, an die Sie liefern – PCI Pharma Services hat sich regelmässig über veränderte Annahmetage, -verfahren und -prozesse informiert. Kam es an bestimmten Standorten wiederholt zu Lieferverzögerungen wurden Behälter eingesetzt, die eine vorgegebene Temperatur über einen noch längeren Zeitraum aufrechterhalten konnten, um die Unversehrtheit der Lieferung zu gewährleisten.

COMPASSIONATE USE-LIEFERUNGEN

Während der Pandemie wollten Kunden von PCI Pharma Services klinische Prüfpräparate entweder für Early-Access-Programme (EAP) oder Named-Patient-Programme verwenden. In diesem Fall finden weder die Clinical Trial Application (CTA) noch das Investigational Medicinal Product Dossier (IMPD) Anwendung. Dennoch mussten die Hersteller herausfinden, welche Voraussetzungen in einem bestimmten Land für eine Qualitätsfreigabe generell erfüllt werden mussten. Wird eine zertifizierte Person oder ein GMP-Zertifikat benötigt? Was gilt, wenn das Produkt zuvor für klinische Versuche ins Land gebracht wurde? Und was gilt, wenn dies nicht der Fall ist?

Beim Etikettendesign fragten sich die Unternehmen: Wie früh fangen wir an, darüber nachzudenken? Ziehen wir die EAP-Verwendung in Betracht, ohne zu wissen, ob es in dem jeweiligen Land später eine Nachfrage danach gibt? Oder verschieben wir die Entscheidung auf später und riskieren, dass wir unsere Produkte neu kennzeichnen müssen?

Zahlen Sie dafür im Voraus, oder nehmen Sie diese Hürde, wenn es so weit ist?
Gavin Moran, PCI Pharma Sercices

Als eine der grössten Auswirkung während der Pandemie empfand PCI Pharma Services die Aufhebung vieler Vorschriften. Die Länder suchten verzweifelt nach irgendeiner Art von Versorgung und irgendeiner Art von Hilfe oder Behandlung. Ob es um Verfallsdaten, Übersetzungen in verschiedene Sprachen oder Anforderungen des Annex 13 ging – das Motto lautete: Lasst uns loslegen, lasst uns das nutzen, was wir haben!

Erkenntnisse von PCI Pharma Services:

Holen Sie sich Unterstützung innerhalb des Landes von jemandem, der in der Lage ist, den Behörden die richtigen Fragen zu stellen und herauszufinden, was erforderlich ist – denn jedes Land ist ein wenig anders.
Verlassen Sie sich nicht auf Ausnahmen von den Vorschriften, sie sind kein Trend! Im Laufe der Zeit sah PCI Pharma Services, dass alle Vorschriften wieder zum Tragen kamen. Es war überaus wichtig zu beobachten, welche Bedingungen die jeweiligen Länder für die Gewährung von Ausnahmen vorgaben.

DIRECT-TO-PATIENT-/ SITE-TO-PATIENT-MODELLE

Zu Beginn der Pandemie verzeichnete PCI Pharma Services einen Anstieg der Nachfrage nach Direct-to-Patient- oder Site-to-Patient-Lieferungen um 100 bis 150 Prozent. Dies geschah praktisch über Nacht aufgrund der Einschränkung des Personenverkehrs. Die Menschen durften weder Kliniken aufsuchen noch zur Verabreichung von Medikamenten zu einem Prüfzentrum kommen.

Für echte Direct-to-Patient-Studien sind ein Protokoll, definierte CTAs und die Genehmigung durch die Aufsichtsbehörden erforderlich. Für kurzfristige Site-to-Patient-Sendungen gab es jedoch keine vollständigen Unterlagen. Das CRO oder der Sponsor mussten die Genehmigung von den jeweiligen Behörden des Landes einholen.

In allen Fällen erwarten die Behörden von den Unternehmen, dass sie im Vorfeld eine detaillierte Risikobewertung vornehmen und dabei folgende Fragen beantworten:

Wird das Prüfpräparat selbst verabreicht?
Kann das Prüfpräparat beim Patienten verbleiben?
Muss eine Krankenschwester involviert sein, um diese Dinge zu koordinieren?
Wie werden 2 °C bis 8 °C-Produkte gehandhabt? Eignen sie sich für eine Site-to-Patient-Sendung?
Muss der Temperaturabweichungsprozess angepasst werden? Wie wird mit der erhöhten Wahrscheinlichkeit eines Temperaturalarms (falsche Abweichung) umgegangen, wenn die Arzneimittel zu einem Patienten nach Hause geliefert werden?

Auch Antworten auf viele organisatorischen Fragen wurden verlangt, z. B.:

Wer wird die Anleitung erstellen?
Wer koordiniert den Kurier und die Sendungen?
Wie wird die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Europa eingehalten und wie wird das Patientengeheimnis gewahrt?
Wer wird die Site-to-Patient-Lieferung durchführen? CMO, CRO oder Sponsor?
Besteht aufgrund von Social Distancing der Bedarf für eine kontaktlose Übergabe?

Erkenntnisse von PCI Pharma Services:

Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten frühzeitig fest, um keine Zeit zu verlieren, wenn kurzfristig eine Site-to-Patient-Lieferung erforderlich wird.
Planen Sie bei zukünftigen Studie den Einsatz eines Site-to-Patient- oder Direct-to-Patient-Modells ein. PCI Pharma Services nimmt wahr, dass immer mehr Sponsoren ihre Studien als Standardstudien konzipieren, in ihren Protokollen jedoch festhalten, dass falls sie eine Site-to-Patient-Lieferung durchführen müssen, dies bereits im Voraus genehmigt worden ist.
Behalten Sie die Kosten im Blick – vor allem bei Spezialkurierdiensten.