Gute Vertriebspraktiken (GDP's) - Nichts für Weicheier!

Egal ob Sie neu sind in der Industrie oder schon viel Erfahrung haben in der temperaturgeführten Logistik von pharmazeutischen Produkten - man hat nie ausgelernt.

Die EU Good Distribution Practices (GDP) Richtlinien mit sich laufend erweiternden Anhängen und Q&A-Dokumenten sind ein Leuchtturm mit Ausstrahlung auf viele nationale GDP-Dokumente rund um den Erdball. Einfach gesagt hat die EU den Weg geebnet für GDP's weltweit. Obwohl sich die vielen lokalen GDP's sehr ähnlich sind: sie sind nicht gleich. Der Anwender in der Praxis, der in viele verschiedene Länder weltweit exportiert, sucht zuweilen verzweifelt den gemeinsamen Nenner. Diese Herausforderung wird uns noch einige Jahre begleiten.

Sie fragen sich: Was ist neu?

Auch im Jahre 2018, 5 Jahre nachdem die ersten Dokumente erschienen sind, wird weiter an Definitionen im Kontext der EU GDP gefeilt - gerade auch im Bereich der Temperaturüberwachung. Eine der offenen Fragen ist:

Dürfen pharmazeutische Produkte, auf deren Sekundärverpackung keine explizite Lagerbedingung definiert ist, gelagert werden ohne Temperaturüberwachung?

Nein. Gemäss der Richtlinie für die Deklarierung von Lagerbedingungen (CPMP/QWP/609/96 Rev. 2), muss der Zulassungsinhaber (HAH = Marketing Authorisation Holder) das Stabilitätsbudget für Lagerbedingungen bei 25°C / 60% relativer Luftfeuchtigkeit, oder bei 30°C / 65% relativer Luftfeuchtigkeit (lang zeit) und bei 40°C / 75% relativer Luftfeuchtigkeit (beschleunigt) klar auszeichnen.

Diese Stabilitätsdaten werden erarbeitet anhand von Umgebungsbedingungen von verschiedenen klimatischen Zonen: Zone I (Temperaturzone) und Zone II (Mittelmeer/ Subtropische Zone) für Europa. Weiterführende Information finden sie im Anhang 2 des 43. Report der WHO Expertenkommission: Stabilitätstests für aktive Inhaltsstoffe und pharmazeutische Endprodukte.

Produkte ohne definierte Lagerbedingungen müssen demnach gemäss den entsprechenden klimatischen Zonen gelagert werden - das bedeutet in Europa Zone I und II. Und das wiederum heisst nichts anderes als: Jedes Medikament sollte während Transport und Lagerung überwacht werden. Für die Beurteilung der Überwachungsresultate sollen geeignete Grenzwerte gewählt werden um zu verhindern dass die Stabilität des Produktes nicht beeinträchtigt wird.

Grundlagen

In der Absicht dem Anwender in der Praxis einen Überblick und Einstieg in die globalen GDP's zu geben, die auf Basis der EU GDP entstanden sind, haben sich PTS Training Services und ELPRO zusammengetan und ein kompakte Broschüre erarbeitet. Der "compact-GDP-Ratgeber" bietet prägnante Erklärungen von GDP-Anforderungen in den folgenden Bereichen:

1. Was ist GDP und GMP?

2. Gesetzliche Grundlagen (mit Fokus auf Deutschland und Schweiz)

3. Qualifizierung und Validierung

4. Abweichungen und Änderungen

5. Personal: Verantwortliche Person

6. Dokumentation und Aufzeichnungsdokumente

7. Lager: Mapping und Monitoring

8. Transportqualifizierung

9. Ausgelagerte Tätigkeiten

10. Vertrieb

11. Beschwerden und Rückgaben

12. Fälschungen und Rückrufe

13. Selbst-Inspektionen
    
    

Eine kurze Vorschau auf wichtige Inhalte:

Qualifizierung und Validierung

Qualifizierung (dokumentierter Nachweis der Eignung von Räumen, Systemen und Anlagen) und Validierung (Prüfung und Nachweis das ein Verfahren oder Prozess zum erwarteten Ergebnis führt) sind wichtige Elemente der GDP.

Das beinhaltet ebenfalls die Qualifizierung von Lieferanten, Datenloggern, Monitoring-Software und Transportprozessen.

Abweichungen - zum Beispiel ausgelöst durch einen Fehler - müssen sofort dokumentiert und gemeldet werden. Danach muss beurteilt werden ob die Abweichung einen Einfluss hat auf die Produktqualität und die Patientensicherheit.

Und um Wiederholfehler zu verhindern müssen danach geeignete Massnahmen definiert werden (Korrekturmassnahmen und Präventivmassnahmen, CAPA). Alle qualitätsrelevanten Prozesse und Abläufe müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Qualifizierung und Validierung sind kritische Themen mit vielen Facetten. Die Broschüre "compact-GDP-Ratgeber" geht tiefer ins Detail.

Risikomanagement

Das Risikomanagement beinhaltet alle Massnahmen zur systematischen Identifikation, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken. Nach der Identifizierung von Risiken erfolgt die Unterscheidung in kritische Risiken, die ein hohes Risiko (für die Qualität des Wirkstoffs oder Arzneimittels) darstellen und in weniger oder unkritische, die nur ein geringes Risiko für das Produkt darstellen. Null Risiko (oder 100%ige Sicherheit) gibt es nicht.

Nach dieser Differenzierung sind die meist begrenzten Ressourcen (Zeit, Geld, Mitarbeitende) sinnvoll, entsprechender Kritikalität der einzelnen Schritte, zu verteilen. Dies führt zu einer effektiveren Nutzung der Ressourcen bei gleichbleibender Qualität. Risikomanagement ist eine wichtige Anforderung und Instrument der GDP. Die ICH Guidline Q9 kann dabei für die Einführung von Risikomanagement genutzt werden. Bei der Definition des Testumfangs während einer Qualifizierung oder Validierung spielen Risikoanalysen eine wichtige Rolle.

Lagerhaus: Mapping-Layout

Temperaturverteilungsstudien (umgangssprachlich "Temperatur-Mapping") sind das zentrale Element einer Lagerhausqualifizierung. Sie sind üblicherweise ein Teil der OQ (Operational Qualification) im leeren Lager und Teil der PQ (Performance Qualification) und während dem regulären Betrieb im Sommer und im Winter.

Bei der Erstellung des Mapping-Layouts erarbeitet man anhand empirischer Daten ein generelles Raster mit Rasterabständen.

Eine Abweichung von diesen empirisch etablierten Rasterabständen sollte wissenschaftlich oder experimentell begründet werden, etwa durch den Vergleich mit bauähnlichen Lagern und Klimaanlagen, oder durch eine thermographische Voruntersuchung.

Das Mapping-Layout wird anschliessend unter folgenden Gesichtspunkten riskikobasierend komplettiert:

• Das Design des Mapping-Layouts erfolgt risikobasiert. Die baulichen Gegebenheiten (Fenster, Türen, etc.), Klimatechnik, Infrastruktur, Lagereinrichtungen müssen somit bei der Mapping-Planung berücksichtigt werden.

• Es brauchen nur Bereiche gemappt zu werden, in denen temperaturspezifizierte Produkte gelagert werden (Wareneingangs- und Ausgangszonen, Palettenstellplätze, Reservelagerplätze, Umschlagplätze, Regale und ähnliches).

• Alle regulären Lagerabläufe müssen auch nach der Installation der Mapping-Instrumente behinderungsfrei möglich sein.

• Dienen Messpunkte lediglich zur Information (z.B. neben Rolltoren zur Feststellung einer Türöffnung oder im Aussenbereich zur Ermittlung der Aussentemperatur), muss das in der Beschreibung des Mappings (Mappingrationale) enthalten sein. Besuchen Sie den Bereich ELPRO Services um mehr über das Mapping und die Qualifizierung von GxP-Lagerhäusern zu erfahren.
  
  

GDP für API's und Zusatzstoffe

In den letzten Jahren wurde eine Flut von neuen oder aktualisierten GMP und GDP-Dokumenten für Wirkstoffe (Active Pharmaceutical Ingredients = API's) und Zusatzstoffe veröffentlicht. Getrieben durch Fälle von verfälschten Inhaltsstoffen oder Fehlern in der Lieferkette haben sich Regulatoren und Interessengemeinschaften der Industrie verbündet und Druck auf die Lieferanten und Hersteller ausgeübt um deren Prozesse zu straffen und prüfen. Nur so kann die Qualität des Endprodukts in der ganzen Lieferkette sichergestellt werden.

"Hersteller müssen die Kontrolle über die gesammte Lieferkette erlangen und eng mit deren Zulieferern von API's zusammenarbeiten, damit diese die GDP-Anforderungen verstehen. Heute wissen diese Partner oft noch viel zu wenig und sie verstehen ihre Verantwortung nicht. Zum Beispiel: Wie validiert man Anlagen und Prozesse für temperaturspezifizierte Produkte? Nur einen Temperaturfühler zu haben ist bei weitem nicht ausreichend!", sagt Mark Paxton, CEO von Rx360.

Lesen Sie mehr über GDP für API's und Anforderungen an Wirkstofflieferanten sowie Hersteller von pharmazeutischen Produkten.

Gehen Sie in die Tiefe

GDP's im Griff zu haben braucht Zeit und erfordert Arbeit. Und dabei finden sie niemals "die eine richtige Antwort". Im Kern jeder GDP-Richtlinie steht vielmehr das Verständnis der Anforderung in ihrer spezifischen Situation. Erst danach sollte man gemeinsam mit den Teams aus Logistik und Qualität die Prozesse anpassen und Technologien evaluieren, die mithelfen den Anforderungen zu entsprechen.

Expertenwissen online Nachlesen

Björn Niggemann verfasst regelmässig Berichte, die untere anderem in der Fachzeitschrift für pharmazeutische Medizin und Qualitätsmanagement PM QM publiziert werden.

Die Produktion und die Distribution von Pharmazeutika unterliegen in Europa strengen gesetzlichen Vorschriften. Produktion und die Distribution werden auditiert und behördlich inspiziert, hebt Björn Niggemann (ELPRO Chief Quality Officer) hervor.

Dazu hat die GDP-Arbeitsgruppe der German Quality Management Association e.V. (GQMA) eine „Good Distribution Practice (GDP) Audit (Vorbereitungs-)Checkliste“ erarbeitet. Lesen Sie den kompletten Artikel in der Ausgabe vom November 2018 Pre Audit Questionnaire als Leitfaden für GDP Inspektionen und Audits.

In der Ausgabe vom März 2019 trifft GDP auf GMP – eine "Zwecke-Ehe" im Sinne der Arzneimittelsicherheit. Darin wird erläutert, dass die Regelungen der Good Distribution Practices (GDP) mittlerweile genauso wichtig geworden sind, wie es GMP und GLP seit Längerem bereits sind. Lesen Sie mehr darüber im Artikel.

Über den Autor

Björn Niggemann ist seit April 2016 bei der ELPRO-BUCHS AG als Chief Quality Officer (CQA) tätig. 2004 war er zunächst mit dem Aufbau und der Implementierung von GMP parallel zur bestehenden DIN ISO 17025 Zertifizierung beauftragt. Im Rahmen seines Good Quality Practice Studiums verfasste er mit anderen die Broschüre „GMP – I am part of it“ als einen einfachen Schulungsleitfaden, der die wesentlichen Bestandteile von GMP und die Herkunft von GMP einfach erläutert.