Fünf Erkenntnisse aus der Covid-19 Pandemie

Lektionen zur Temperaturkontrolle an der Front von COVID

Die folgenden Auszüge stammen aus einer Podiumsdiskussion, veranstaltet von ELPRO Leading Minds Network in Zusammenarbeit mit Biocom California als Teil der Reihe "Temperature Control Tuesdays". An der Podiumsdiskussion nahmen teil: Geoffrey Glauser, ehemaliger Pfizer/Merck supply chain executive und Berater des U.S. Department of Health and Human Services/ASPR/BARDA; Rich Nelson, Senior Manager of Global Logistics for Packaging Coordinators bei PCI Pharma Services; und Victoria Wilmore, Director of the Temperature Control Support Center bei Johnson & Johnson. Sie alle waren an der Operation Warp Speed und der Verteilung von Covid-19-Impfstoffen im Rahmen der Notfallgenehmigung beteiligt.

Auf einen Blick:

Lesen Sie, wie vertragliche Prozesse an die besonderen Herausforderungen der Covid-19-Krise angepasst wurden.
Erfahren Sie, wie Lieferanten, Hersteller, Kuriere und die US-Regierung den Kampf um begrenzte Materialien, Flugverfügbarkeit und Container abwenden konnten.
Finden Sie heraus, welchen Einfluss eine durchgängige, schnelle und offene Kommunikation zwischen allen Beteiligten auf den Erfolg der Warp-Speed-Operation hatte.

Erkenntnis Nr. 1
Wie wurden Vertragsverfahren an den Herausforderungen der COVID-19-Krise angepasst?

Optimierte, flexible (Vertrags-)Prozesse und eine reaktionsschnelle Lieferkette. PCI Pharma Services gestaltete seinen Angebotsprozess vollständig um. Aus einem üblicherweise zyklischen Prozess, an dem viele Abteilungen beteiligt waren, wurde ein kürzerer, schlankerer Prozess, bei dem sehr früh die Einschätzung der Impfstoffsponsoren zu vielen Aspekten eingeholt wurden. So konnte PCI Pharma Services deutlich schneller Angebote abzugeben.

Auch bei den Lieferketten ist PCI Pharma Services proaktiver geworden. Wann immer Kunden "ready-to-go" waren, wollte es das Unternehmen auch sein und sich nicht noch auf die langwierige Suche nach knappen Materialien und Komponenten machen. PCI Pharma Services hielt daher ausreichend Vorräte und alle Verpackungskomponenten auf Lager und fand Standardlösungen, beispielsweise für die Etikettierung, für die keine speziellen Materialien bestellt werden mussten.

Da zu Beginn der Pandemie Mengen, Empfängerländern und Temperaturanforderungen erst kurzfristig bekannt waren, handhabte PCI Pharma Services Vertragsänderungen für die Kunden unkompliziert und vereinbarte, dass Leistungsverzeichnisse und Kostenvoranschläge flexibel an veränderte Gegebenheiten angepasst werden konnten.

Einfach alles war immer in der Schwebe, täglich.
Rich Nelson, PCI Pharma Services

Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung von Entscheidungen in enger Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Da Johnson & Johnson Verträge mit unvollständigen Informationen über Impfstoffmengen, Herkunftsländer oder Lieferorte, Vertriebszentren und Bestimmungsländer oder Kunden abschloss, musste das Unternehmen seine Entscheidungen von Neuem überprüfen und bei Bedarf korrigieren. Viele Regierungen erliessen Ausfuhrbestimmungen oder Verbote. Der einzige Weg zum Erfolg lag in einer besonders engen, partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit den Lieferanten.

Das bringt Ihre Lieferkette völlig durcheinander.
Victoria Wilmore, Johnson & Johnson

Kompromisse auf allen Seiten eingehen. Die US-Regierung musste verhindern, dass ein Kampf um begrenzte Ressourcen aufgrund von Engpässen bei Spritzen, Nadeln, Fläschchen und Zusatzstoffen und aufgrund der wachsenden Bedürfnisse der Hersteller ausbrach. Mit Hilfe gesetzlicher Regulierung konnte eine globale Lieferkette aufgebaut werden, die allen Beteiligten gerecht wurde. Der Schlüssel dazu war: Kompromisse auf allen Seiten eingehen.

Erkenntnis Nr. 2
Gestrichene Flüge, sinkende Flugverfügbarkeiten, Arbeiten aus dem Homeoffice - Wie haben Sie es geschafft, Ihre Materialien dennoch zu transportieren?

Militärischer Einfluss und die 'clause for defense'. Die US-Regierung organisierte selbst einige wenige Militärflüge. Sie sicherte den Herstellern ihre Unterstützung bei der Einflussnahme auf die Zuteilung von Flugverfügbarkeiten zu. Die US-Regierung berief sich auch auf die 'clause for defence of the country' (Landesverteidigungsklausel) und konnte Fluggesellschaften dazu bewegen, zusätzlichen Frachtraum zur Verfügung zu stellen oder den Impfstoffhersteller Priorität einzuräumen.

Flexibilität, Kreativität und stabile Netzwerke. Sobald Standorte und Länder für die klinischen Studien feststanden und PCI Pharma Services wusste, welche Temperaturbedingungen eingehalten werden mussten, setzte PCI sich mit allen verfügbaren Spezialkurieren in Verbindung. Diese übermittelten Verfügbarkeiten, Zeitpläne und alle Informationen über bestimmte Transportwege. PCI Pharma Services schlüsselte die Transportwege detailliert auf und verteilte sie an alle verfügbaren Kuriere. Ihr Ziel: niemanden überfordern, von niemandem abhängig sein und vor allem alles transportieren können.

Konnten bestimmte Strecken nicht bedient werden, forderte das Unternehmen Cargo-Flüge an und charterte Privatflugzeuge. Auch grosse Contract Research Organizations (CRO) mit ihren eigenen Firmenjets wurden angefragt und die Kuriere von PCI Pharma Services auf deren Flüge gebucht. Wo es möglich war, nutzten die Kuriere ausserdem die Strasse für Lieferungen in den USA und Kanada.

Wir mussten unsere traditionellen Logistikpläne über den Haufen werfen.
Rich Nelson, PCI Pharma Services

Prioritäten setzten. Johnson & Johnson konnte sich auf viele etablierte Transportwege verlassen und setzte Prioritäten. Bei jeder Änderung des Transportwegs mussten sie so schnell wie möglich Risikobewertungen hinsichtlich notwendiger Temperaturkontrollen durchführen. Sie fragten sich: "Ist dies Option mit dem vorhandenen Setup realisierbar oder brauchen wir weitere Monitoringlösungen oder zusätzlichen Schutz?" Simulationswerkzeuge für Transportwege könnten sich hierbei zukünftig als wichtiges Instrument bei der Pandemiebekämpfung erweisen.

Es ging stets darum, Prioritäten zu setzen.
Victoria Wilmore, Johnson & Johnson

Bei einer virtuellen Kühlketten-Risikobewertung erstellen die Hersteller eine Karte der einzelnen Knotenpunkte und der Transportwege zwischen diesen Punkten. Auf der Grundlage historischer Temperaturdaten und Aussagewahrscheinlichkeiten erhalten sie ein aussagekräftiges, wissenschaftlich fundiertes Ergebnis und einen Möglichkeit einzuschätzen, wie unterschiedliche Strecken unter der Einflussnahme bestimmter Parameter, beispielsweise der Isolierfähigkeit oder der Kühlmittelmenge, funktionieren können.

Erkenntnis Nr. 3
Wie wurde die zusätzliche Nachfrage bewältigt und priorisiert?

Zusammenarbeit, Verhandlung und Abwägung von Bedarfen und Materialien. Die US-Regierung befragte die Hersteller nach ihren Produktionsmengen und verhandelte über tägliche, wöchentliche und monatliche Mindestbedarfe. Sie konnten sich auf einen wöchentlichen Bedarf und einen drei- bis fünfwöchigen Lagerbestand einigen und so den Bedarf an Materialien ausbalancieren.

Gleichzeitig arbeitete die US-Regierung eng mit den Bundesstaaten zusammen, die genaue Pläne über Standorte, Mengen und Bevölkerungsgruppen, die eine Impfung benötigten, vorlegen mussten. Anschliessend planten sie gemeinsam mit den Herstellern die weltweite Verteilung ihrer Impfstoffe.

Prioritäten setzen und darüber sprechen. Normalerweise werden Prioritäten bei klinischen Studien von PCI Pharma Services nicht verändert. Erstmalig wich das Unternehmen in der Pandemie hiervon ab und gab, wenn nötig, den Warp-Speed-Sendungen Vorrang. Diese Entscheidung wurde allen Beteiligten entlang der gesamten Lieferkette klar mitgeteilt.

Erkenntnis Nr. 4
Wie wurden die Beschaffung, Qualifizierung und Zulassung von Containern unter Berücksichtigung der Anforderungen an einen weltweiten Vertrieb gehandhabt?

Von Anfang an einen globalen Ansatz verfolgen. Johnson & Johnson setzte sowohl in Bezug auf die Lieferanten als auch auf die Qualifikation der Temperaturprofile auf einen globalen Ansatz. Da Herkunfts- und Bestimmungsländer noch nicht feststanden, entschied man sich für einen Mix aus verschiedenen Regionen. In Anbetracht der Dringlichkeit und der Schnelligkeit, mit denen der Impfstoff verteilt werden musste, entschied sich Johnson & Johnson für ein globales Profil, das für jede Region gelten würde. Viele Spediteure waren bereits für den 2° C bis 8° C Transport anderer Produkte qualifiziert. Und stand ein Spediteur nicht auf der Liste der zugelassenen Lieferanten, verfügte Johnson & Johnson über Möglichkeiten, bedingte Zulassungen und Notfallgenehmigungen zu erteilen.

Multifunktionaler Ansatz und fundierte Kenntnisse über die Haltbarkeitsdauer von Transportboxen. 90 Prozent der Sendungen von PCI Pharma Services erfolgen temperaturüberwacht und reichen von kontrollierter Raumtemperatur bis hin zum Versand in flüssigem Stickstoff. In der Krise entschied sich das Unternehmen sich für einen multifunktionalen Ansatz. Hierbei kann ein Container, der für eine Temperatur von 2 °C bis 8 °C für 120 Stunden präqualifiziert ist, auch bei -20 °C für 100 Stunden oder bei -80 °C für 120 Stunden eingesetzt werden. PCI Pharma Services legte einen ausreichenden, intern anpassbaren Lagerbestand an. Musste das Unternehmen mit Kurierdienstleistern zusammenarbeiten, beispielsweise für Boxen in voller Palettengrösse, buchten sie diese frühzeitig und sicherten sich die entsprechenden Prioritäten zu.

PCI Pharma Services konnte auf umfangreiches Wissen über die Eigenschaften der verschiedenen Container zurückgreifen und diese Fragen beantworten: "Halten sie zwei, vier oder sechs Tage? Brauchen wir aktive Container? Müssen wir Kühlakkus austauschen oder die Sendung für eine bestimmte Zeit bei bestimmten Temperaturen zwischenlagern, um die Kühlakkus wieder aufzuladen?" PCI Pharma Services teilte dieses Wissen mit den vorqualifizierten Versendern, so dass diese genau wussten, welche Fristen sie einhalten mussten, um Probleme bei der Temperaturkontrolle zu vermeiden.

Eingreifen nur wenn nötig. Die US-Regierung sicherte zu, bei echten Beschränkungen bei FedEx- oder UPS- oder internationalen DHL-Lieferungen einzugreifen. Sie sorgten dafür, dass die grossen Spediteure Prognosen von allen Herstellern erhielten, um eine möglichst genaue Vorstellung von den Bedarfen und Zeitplänen auf der Grundlage von Wochentagen zu erhalten.

Erkenntnis Nr. 5
Welche Rolle spielten Kommunikation und Monitoring in dieser Notsituation, um sicherzustellen, dass der Betrieb weiterlaufen konnte und dass genügend Personal zur Verfügung stand, um die steigende Nachfrage zu befriedigen?

Prioritäten kommunizieren, sich auf Vertragsunternehmen verlassen, offen für neue Kommunikationsformen sein. Aus Sicht der US-Regierung haben sich die folgenden Aspekte bewährt:

Kommunizieren Sie sich ändernde Prioritäten gegenüber Lieferanten und Kunden, damit diese frühzeitig wissen, was auf sie zukommt.
Vergewissern Sie sich, dass Vertragsunternehmen in der Lage sind, den Bedarf sowie einen notwendigen Puffer zu decken.
Stellen Sie sich auf ungewöhnliche Kommunikationswege mit zusätzlichen Lieferanten ein (Hauptlieferant kommuniziert mit Tochtergesellschaft, Tochtergesellschaft mit Subunternehmer, Subunternehmer mit Hauptlieferant usw.).

Alle Ressourcen in die Kommunikation stecken. Johnson & Johnson steckte alle verfügbaren Ressourcen ins Monitoring und in die Kommunikation. Sie haben gezeigt, dass sie es schaffen können, wenn alle an einem Strang ziehen. Aber diese "Alle-Mann-an-Deck"-Strategie ist nicht nachhaltig. Johnson & Johnson arbeitet daher daran, bewährte Verfahren aufrechtzuerhalten, und zwar sowohl intern bei Johnson & Johnson als auch mit ihren Lieferanten und den Regierungen.